Select Language

петък, 15 октомври 2010 г.

Как да станем по-организирани в работата си?

Професионалистите, които постигат супер резултати, дължат това на факта, че не само мислят да направят нещо, а предприемат реални действия. И повечето от тях са изключително организирани. 
Можем ли да станем по-организирани и как? Консултантите от Position Ignition споделят част от тайните на своите най-успешни клиенти, пише водещият кариерен сайт във Великобритания totaljobs.com.
 
Денонощието има 24 часа и не можете да добавяте повече!
Първо започнете с признанието, че денонощието има 24 часа и никой не може да работи през цялото време. Ако работният ви ден перманентно е твърде дълъг, по-вероятно е да ви се „стопят лагерите” отколкото да постигате брилянтни резултати. Но ако успеете да използвате работното си време ефективно, то няма да ви се налага да оставате в офиса до късно.

Правете си списък какво имате да свършите
Отделяйте време или преди началото, или в края на деня какво трябва да свършите през новия работен ден. Старайте се да подреждате задачите по важност. Така винаги ще имате пред себе си списък какво трябва да свършите, а и зачеркването на вече свършените носи огромно чувство на удовлетвореност.

Поставете си конкретни цели
Няма как да планирате времето си, ако не знаете към какво всъщност се стремите. Започнете от там – отговорете си на няколко стратегически въпроса. Какво би ви помогнало да увеличите резултатите си? И как бихте могли да бъдете включени в процеса на вътрешно промотиране, за да достигнете нов етап на развитие в кариерата? Проучванията доказват, че хората, които си поставят конкретни цели, се справят много по-добре в живота.  

Приоритизирайте
След като сте вече наясно къде искате да стигнете, време е да сложите приоритети. Отделете повече време на онези неща, които биха ви донесли най-голяма полза. Според принципа на Парето едва 20% от нещата, които вършим през деня, реално са важни, но именно те носят 80% от резултатите, които постигаме. Затова идентифицирайте кои са наистина важните задачи и фокусирайте времето и енергията си върху тях.

Пазете се от лъжливи крайни срокове
Сигурно и вие нерядко получавате от ръководителя си задачи, които трябва да се свършат „възможно най-скоро” или дори „веднага”. В действителност обаче, въпреки използваните термини, работата не е чак толкова спешна. За това следващия път, когато получите „спешна задача”, опитайте се да се ориентирате реално в ситуацията и уточнете краен срок, който да удовлетворява всички страни.
Вършенето на много неща едновременно не спестява време
Изготвянето на дълъг списък от неща, които трябва да свършите, обикновено води до това, че просто се налага да ги прехвърлите в новия списък за следващия ден. Имайте предвид, че вършенето на няколко задачи едновременно определено не е най-ефективният начин да свършите работата.

Захванете ли се с нещо, вършете го докрай
Добре организираните хора първо вземат решение дали да се захванат с нещо или не, но ако решат да го правят – свършват работата докрай. Ето един много прост пример. Представете си лист хартия, който е сложен на бюрото ви. Единият вариант е да го вземете, да го разгледате, за да разберете какво представлява, след което отново да го оставите на бюрото си. Организираните хора обаче биха го погледнали и биха решили какво да направят с него – да работят по него, да планират кога ще работят по него или да го изхвърлят.
Делегирайте задачи, когато е възможно
Ако имате по-млади колеги, трябва да делегирате част от вашите отговорности на тях. Прехвърлянето на задачи спестява вашето време и увеличава мотивацията на останалите в екипа ви да се развиват. Дори и да не сте мениджър, бихте могли да помолите колегите си да ви помогнат, например, тези, които не са толкова заети или имат необходими специфични умения, да свършат дадена задача, която на вас би ви отнела много повече време. Консултантът Симон Норд съветва, когато се налага да делигирате част от работата си, да обясните на човека защо сте избрали именно него и какви биха били ползите му. „Ключът към успешното делегиране е да успеете да накарате човека да се чувства ценен. По този начин той ще се чувства щастлив да ви помага, когато имате нужда”. 

Сложете ред в кореспонденцията, която водите
Изградете си навик да поддържате ред в кореспонденцията, която водите. Създайте в електронната си поща папка, в която прехвърляйте важните имейли, които ще ви трябват в бъдеще. Маркирайте по-различен начин писмата, които получавате, според тяхната важност. И трийте всичко, което не е необходимо да съхранявате в пощенската си кутия.
Отнасяйте се към телефонните разговори като към срещи
Гледайте на телефонните разговори, които водите, като на срещи. „Ако успеете по телефона да изясните какво точно ще обсъждате на предстояща среща, това би спестило голяма част от времето ви. Подобен подход изпраща сигнали на вашите клиенти, че сте бизнес ориентирани и няма да водите безсмислени разговори”, категорична е Симон Норд. Телефонните обаждания обаче прекъсват работата ви и често нямате контрол върху това колко дълъг и успешен ще бъде разговорът. Затова специалистите препоръчват да станете прави, когато говорите по телефона. Така ще се чувствате по-некомфортно и инстинктивно ще се стремите да прекъснете разговора, ако се проточи твърде дълго.

Опознайте добре себе си
Кога сте в най-добра кондиция – сутрин или следобед? Разберете по кое време от деня сте най-продуктивни и планирайте задачите си през деня на тази база. Оставате лесните и по-малки задачки за часовете, в които имате по-малко енергия, например точно след като сте се върнали от обяд.
И така, ако следвате тези съвети, ще останете изумени колко по-продуктивни, успешни и в крайна сметка по-щастливи ще бъдете не само в работата си, но и в живота.
Статията е взета от Human Capital.